Bli mer ferdig med regelen om 3

{h1}

Mot slutten av 2016 tok produktiviteten min et stort sprang fremover. Den første katalysatoren tok noen uker å flittig spore tiden min, og finn derfor ut nøyaktig hvor det ble kastet bort. Det var en utrolig nyttig øvelse.


Den andre katalysatoren var å oppdage 'Regelen om 3' for å kunne jobbe bevisst gjennom dagen min heller enn reaktivt.

Hva er regelen om 3?


Selv om det er et konsept som er diskutert i forskjellige blogger og bøker, forfatter Chris Bailey definerer det slik: ”På begynnelsen av hver dag, før du begynner å jobbe, bestem hvilke tre ting du vil oppnå ved slutten av dagen. Gjør det samme i begynnelsen av hver uke. ”

Det er et enkelt, men likevel spillendrende konsept. Selv om det faktisk er ganske enkelt å utføre, nedenfor vil jeg ta deg gjennom grunnen til at det er så viktig å gjøre, samt noen raske tips for å utnytte Regel 3 til sitt maksimale potensial.


Før vi begynner, la oss gjøre en kort tilbakestilling av det vi ser på som produktivitet.



En rask omdefinering av produktivitet

Folk tenker ofte på produktivitet som mengden ting som ble gjort - et målbart antall oppgaver. Jo flere bokser som er avkrysset fra huskelisten, jo mer produktive har en dag vært.


For å si det enkelt, det er en forferdelig måte å bestemme produktiviteten din på.

Det forutsetter at hvert element på listen din har lik verdi, og det er rett og slett ikke tilfelle.


Hvis oppgavelisten din har 15 ting, men bare en av dem er virkelig viktig å bli ferdig i dag, hva hjelper det hvis 14 av 15 varer blir krysset av og likevel gjenstår den viktigste gjenstanden?

En bedre måte å nærme seg produktiviteten din er å stille et enkelt spørsmål på slutten av hver dag: 'Fikk jeg gjort det jeg hadde tenkt?' Eller som Bailey formulerer det: “Produktivitet handler ikke om å gjøre flere ting - det handler om å gjøre de riktige tingene.'


Det er alltid nok av god ting å krysse av for å gjøre-listen, men overlegen produktivitet krever å takle beste tingene først. Ting som har størst innflytelse og avkastning når det gjelder å flytte deg nærmere målene dine.

For å finne ut hva de tingene er, må du vite resultatene som må skje for at du skal ha en vellykket og produktiv dag / uke / måned / år. Da må du tenke på de tingene du kan gjøre som vil gi mest mulig verdi for din bedrift eller virksomhet, og produsere disse resultatene.


I mitt tilfelle inkluderer for eksempel de tingene som gir mest verdi i arbeidet mitt på AoM-nettstedet og podcasten, å gjøre artikler klare, stille opp podcastgjester og produsere showet og skrive artikler selv. Resultatene i disse tilfellene er å ha kvalitetsartikler klare til å trykke 'Publiser', få flotte gjester på timeplanen og førsteklasses show klar, og sende artikler til redaktøren min.

Hvis den viktigste, viktigste intensjonen min på en gitt dag er å skrive ferdig en artikkel, men jeg fikk veiledning av mindre viktige ting på oppgavelisten min fordi de var lettere å jobbe med og krysse av, ville jeg ikke være i stand til å svare på spørsmålet 'Fikk jeg gjort det jeg hadde tenkt?' bekreftende.

Å gjenta: produktivitet handler ikke om beløp av oppgaver du markerte, men om du gjorde det Ikke sant ting, og fikk utført de viktige, tiltenkte oppgavene som vil tilføre verdi til virksomheten din.

Fordelene ved å implementere regelen om 3

'Er dagen din designet eller som standard?' –J.D. Meier

I stedet for å ha en løpsliste på 10, 20 eller enda flere ting på din daglige oppgaveliste, eller verre, når du går blind og uten noen retning, går det mange fordeler ved å bare skrive ned de 3 mest viktige ting du vil få gjort, og å gi disse tingene ditt laserfokus og høyeste energi.

Du jobber bevisst heller enn reaktivt. Mange jobber basert på innspillene de får gjennom dagen - timeplanen deres er standard til det som skjer og kommer inn fra det øyeblikket de setter seg ned ved skrivebordet: telefonsamtaler som trenger svar, e-post som trenger svar, en sjef som minner dem om noe de glemte å gjøre. Når du bruker Regel 3, designer du imidlertid dagen din basert på stillingsbeskrivelsen din og hva som vil gi mest mulig verdi for virksomheten din. Vil du ikke ha jobben på visittkortet ditt kontra jobben som Office Firefighter? Ikke gå inn i dagen din uten en plan; det er en oppskrift for å bli styrt av påvirkning utenfor, i stedet for det som er viktigst.

Holder deg på sporet når du kommer av sporet. Hvis du er som meg, har du hatt øyeblikk på dagen hvor du kaster deg til virkeligheten og ikke bare innser at du har blitt distrahert i 30 minutter, men du kan ikke engang huske hva du jobbet med før. Når du har skrevet ut 3 høyprioritetselementer, kan du alltid henvende deg til dem og vite nøyaktig hva som skjedde, og hva som må skje resten av dagen.

Det er enkelt nok til at du faktisk gjør det. Et av problemene med produktivitetssystemer er at de ofte blir for kompliserte. Jeg kan ikke tenke på David Allen Få ting gjort uten å bli overveldet. Regelen om 3 er enkel nok til at du faktisk gjør det hver dag (og uke). Alt du trenger å gjøre er å lære å prioritere hva de 3 viktigste tingene er (en evne som kommer med tid og repetisjon).

Uviktige oppgaver blir sløyfet. Det er sikkert ting på oppgavelisten din som bare ikke er veldig viktige. I stedet for å overføre disse oppgavene fra dag til dag og uke til uke, vil du innse at hvis de aldri treffer regel 3, kan det hende at de ikke trenger å bli ferdig i det hele tatt, eller kanskje noen andre er bedre rustet. Ikke la de uviktige tingene ødelegge produktiviteten din.

Holder veilederne / teamene dine fra å bli overveldet. I stedet for å sende veilederen din en oppblåst liste over ting du gjør, hvorfor ikke bare formidle de tre viktigste, verdiskapende tingene? Det er langt mer sannsynlig at de vil ta hensyn, både når du presenterer det du gjør og kommuniserer positive resultater. De bryr seg ikke så mye om de enkle oppgavene du forventes å gjøre, men de vil bli imponert når du kan peke på tre ting hver dag og uke som virkelig gir selskapet merverdi.

Det samme gjelder lag. Hvis du har ansvaret for et produktlanseringsteam, vil du ikke gi dem hundre ting å gjøre på en gitt dag. Gi tre primære utfall, uansett hvor små de trenger å være for å bli ferdig på en dag, og det er mye mer sannsynlig at du ser jevnlige og positive gevinster gjennom hele prosjektet, og teamet ditt vil ikke føle seg overbelastet og fast.

Tips for å få mest mulig ut av regelen om 3

Som nevnt øverst, er implementeringen av Regel av 3 veldig enkel i konseptet: skriv ut de 3 viktigste tingene du trenger for å få gjort den dagen. Men det er noen tips å formidle for å få mest mulig ut av det.

Bruk regel 3 ikke bare for dagen din, men også for uken, måneden og året. Som jeg har antydet, kan Regelen om 3 gjelde for mye mer enn bare dagen din. Bruk den til å planlegge uken og måneden din ved å skissere de tre viktigste resultatene for hver respektive tidsperiode, og deretter planlegge ukene / dagene dine basert på de mindre handlingene som må skje for at disse resultatene skal bli oppfylt. Dette kan være vanskeligere på grunn av det litt større omfanget (etter min erfaring er det bare lettere å tenke på ting som må gjøres i dag), men forestill deg deg selv på fredag ​​ettermiddag eller i slutten av måneden, og spør hva som ville forårsake mest smerte hvis det ikke var gjort.

Bruk en papirhefte. Som med alt relatert til produktivitet i disse dager, kan du sikkert bruke dette systemet digitalt. Skriv et notat på iPhone, noter det i Evernote osv. Men i all min lesing og egen erfaring med Regel 3 synes det allment akseptert at papir er best. Å skrive det for hånd på et håndgripelig ark gjør det mer minneverdig - bedre avtrykk på hjernen din. Du kan ha den på pulten ved siden av datamaskinen din, slik at du alltid kan se den og holde deg på sporet, i stedet for å gå tapt som en av hundre internettfaner eller i mobiltelefonen din, som ligger i det svarte hullet på lommen.

Planlegg dagen / natten før. Selv om du absolutt kan gjøre regelen om 3 når du går på jobb om morgenen, har jeg funnet ut at jeg er mye mindre stresset og lett å jobbe mye bedre når jeg allerede vet hva jeg skal gjøre og kan slå bakken går. I stedet for å bruke 20-30 minutter av din friske energi på planlegging, hvorfor ikke bare hoppe rett inn i ting? For å få dette til, har jeg brukt de siste 15-20 minuttene av dagen på å planlegge neste dags Regel 3, samt å ta meg tid til ...

Reflektere. På slutten av dagen (og uke, måned og år), reflekter over hvordan du gjorde det. Var målene dine realistiske? Var du for ambisiøs, eller ikke ambisiøs nok? Over tid vil du lære hva du kan og ikke kan gjøre innen en gitt tidsramme (utføre en tidssporingsbeholdning vil øke hastigheten på denne læringsprosessen!).

Vær fleksibel. Hvis du får gjort de tre tingene dine, må du ikke bare si at det slutter for dagen og si 'Vel, jeg har gjort det jeg trenger, tid til å slappe av!' Som J.D. Meier sier i Få resultater på den smidige måten, 'Spik først de tre elementene du vil oppnå, og så bite mer av.' Og hvis du ikke fikk gjort de tre oppgavene dine, vær tilgivende. Kanskje du ikke var realistisk. Kanskje det bare var en dårlig dag. Vi har alle hatt dem. Det fine med Regelen om 3 er at du begynner fersk hver morgen, selv om en vare må overføres.

Reager når det er nødvendig. Uansett hvor bevisst vi er med vår dag, er handlingene våre fremdeles basert på noe som kommer ut av det blå. I slike tilfeller kan du utføre en rask triage. I et nikk til David Allen sier Meier til enten 'gjør det, køer, planlegger det eller delegerer det.' For å vite hva som er riktig - om du skal gjøre det eller arkivere det - kan du spørre deg selv: 'Hva er det beste - det som gir jobben min og selskapet mest verdi - å gjøre det neste?'

Ha en personlig regel på 3. Når du har spikret Regel 3 for jobb, lager du en annen Regel 3-liste (daglig, ukentlig osv.) For dine personlige / hjem / familie mål og oppgaver. Spik arbeidslivet ditt, spik hjemmelivet ditt, styr verden!

Når jeg ikke har planlagt ut Regel 3 for dagen, kan jeg si det. Produktiviteten min lider, og til og med noe overraskende, det gjør også motivasjonen min. Jeg har kommet til å oppdage at det å være i stand til å utføre tre viktige ting på en dag, selv om de er mikrooppgaver (som å sende en e-post) i tjeneste for et større prosjekt, kan være en reell driver til å føle seg fornøyd og oppnådd med ens dag.

I stedet for at dagen din skjer som standard, kan du ta skritt for å bevisst utforme den selv ved å implementere Regel 3.

____________

Kilder

Produktivitetsprosjektet av Chris Bailey
Få resultater på den smidige måten av J.D. Meier